Si pour de nombreux chefs d’entreprise, l’archivage des documents de l’entreprise semble une contrainte à laquelle ils peuvent échapper, il reste que les besoins en matière de gestion d’archives sont nombreux, spécifiques et dépassent largement le cadre du simple stockage de documents. De plus avec la croissance exponentielle du volume des archives et des données à gérer par les entreprises qui les produisent, beaucoup optent pour la dématérialisation de leurs documents. Portrait d’une conciliation possible entre l’archivage physique et l’archivage numérique.
Gérer les archives dans un environnement complexe
Aujourd’hui, il est dans l’intérêt des entreprises de s’approprier la révolution numérique. Toutefois, cette nécessité d’évolution les engage dans une complète mutation et les place dans un environnement de plus en plus complexe à gérer. De nouveaux facteurs influences leurs besoins en gestion d’archives :
- Nos habitudes de travail ont été modifiées par l’arrivée du numérique et de ses utilisations courantes (Poste de travail informatisé, utilisation quotidienne d’internet, communication par mail…) entraînant un développement considérable de la documentation électronique.
- Que ce soit sous forme papier ou forme électronique les archives doivent être conservées selon les obligations légales de conservation de documents.
- À la fois papiers ou numériques, les dossiers hybrides ont tendance à se généraliser
- De plus en plus d’entreprises éprouvent le besoin de faire appel à une société d’archivage tout en étant très regardant sur les coûts d’intervention
C’est donc au sein de ce contexte de changement que les entreprises sont amenées à entreprendre des processus de cohabitation ou de conciliation entre deux types d’archivage : le physique et le numérique.
Documents numériques et documents papiers, à chacun ses spécificités
La gestion des archives papiers
Malgré l’avancée considérable du numérique, la gestion des archives papiers reste toujours d’actualité. Attention donc aux idées reçues en la matière. L’archivage physique, ce n’est pas seulement stocker des dossiers dans des cartons. C’est une activité à part entière qui amène fréquemment les entreprises à demander les services et les compétences d’un tiers-archiveur physique comme l’entreprise Arcalys qui conseille ses clients sur les meilleures stratégies à mettre en place. Ce dernier ayant pour rôle de conserver, de préserver la mémoire de l’entreprise et de la faire vivre. Pour cela, il met en place des outils de gestion et de maîtrise tout en tenant en compte des aspects organisationnels, juridiques et sociaux de l’entreprise pour laquelle il gère ses archives.
Les enjeux de sécurité sont aussi un élément important de la gestion d’archives physiques qu’il ne doit pas négliger. Ainsi s’engage une démarche qualité orientée vers la satisfaction client entre la société d’archivage prestataire et l’entreprise cliente. Il met en place en concertation permanente avec l’entreprise une politique d’archivage en réponse d’une part aux exigences légales et administratives de conservation et d’autre part aux besoins techniques de préservation de la mémoire et du patrimoine économique de l’entreprise. Les modalités d’archivage dépendent du cycle de vie des documents et de leur nature à prendre en compte, depuis leur création à leur état final : la destruction ou la conservation sans limitation de durée (le cas des archives définitives)
La gestion des archives numériques
L’archivage des documents numériques devient une nécessité dès lors que les échanges de documents électroniques constituent un volume tel qu’il cause des difficultés et des problématiques de classement et d’indexation. C’est pourquoi la connaissance des spécificités de l’environnement numérique dans lequel l’entreprise évolue est indispensable pour la société d’archivage désireuse de mettre en place un système d’archivage numérique performant.